Come scrivere una mail perfetta: dritte e consigli
Scrivere una mail è un esercizio che vi viene difficile? Niente panico, in questa vi diamo alcuni consigli per poter scrivere la mail perfetta. Pronti a mettervi all'opera?
Che vi piaccia o meno, le mail sono la base di molti sistemi di comunicazione online, questo perché offre un canale affidabile indipendente di servizi che potrebbero venire e andar via in futuro. Quindi come scrivere la mail perfetta? E’ proprio quelloo che vi spieghiamo nella nostra guida che segue.
Primo passo
Rispetto ai social network, ai messaggi o alle chiamate, una mail rimane con il tempo e, il più delle volte, è uno strumento più serio rispetto ad altri canali di comunicazione. Prima di scrivere, pensate a quello che volete che emerga dalla vostra mail. Rendetela più chiara possibile e mandatela il prima possibile. Pensate all’oggetto della vostra mail come un’anteprima del vostro contenuto. Come se fosse un messaggio pubblicitario: le pubblicità sono corte ma efficaci perché non hanno molto tempo per catturare la nostra attenzione. La stessa cosa avviene con le mail che mandate. Non tutte le mail vengono lette, ma se scrivete un bel oggetto non potrà essere ignorata.
Secondo passo
Quando mandare una mail? Non c’è una regola che fissa un orario ideale per mandare una mail, perché dipende sia dal contenuto sia dalla relazione tra chi scrive e chi riceve la mail. Se si tratta dell’ambito lavorativo, gran parte della gente controlla la posta elettronica presto la mattina. Se invece dovete mandare testi più lunghi, è meglio mandarli magari nel pomeriggio in quanto la mattina ci si ritrova di fronte a tante mail e quindi non tutti sono disposti a leggere papiri di prima mattina. Una volta che avete fissato l’oggetto, il destinatario leggerà il contenuto della mail: di nuovo, siate semplici e concisi per fare veicolare meglio il vostro messaggio. Se fate domande o richieste, cercate di inserirle nel mezzo della mail, perché c’è il rischio che il ricevente si distragga all’inizio mentre legge. Inoltre, vi consigliamo di limitare il numero di allegati che mandate: alcune poste elettroniche non ne accettano molte (a seconda del numero o delle dimensioni) quindi verranno mandate ma forse non lette.
Terzo passo
Non sapete quando e come rispondere ad una mail? Niente panico, vi aiutiamo noi ancora una volta. Se notate che vi hanno risposto con un nuovo soggetto in copia, è sempre meglio cliccare sull’opzione “Rispondi a tutti”. Ma questa opzione è da prendere con le molle. Quando usarla? Quando siete sicuri che la vostra risposta debba essere visualizzata da tutti coloro che fanno ormai parte della conversazione. Se non è il caso, utilizzate semplicemente il solito tasto di risposta per rispondere solamente al diretto interessato.
