Come scrivere una mail perfetta: 8 consigli pratici

How Google works: così si chiama il libro in uscita questa settimana scritto da Eric Schmidt, ex amministratore delegato di Google, in cui l’uomo d’affari dà alcuni consigli su come scrivere l’email perfetta e gestire la propria casella di posta elettronica, meglio se Gmail, ovviamente. Secondo l’autore, il libro consentirebbe a tutti quello che lo leggono (dagli utenti comuni fino ai professionisti) di mandare email perfette. Andiamo a vedere nello specifico il contenuto a cui ha pensato anche il secondo autore, Jonathan Rosenberg, ex vice presidente di Google.

1) Rispondere velocemente

Uno degli aspetti principali è rispondere velocemente. Secondo Eric Schmidt infatti, rispondere rapidamente vuol dire poter contare sulla persona, le altre no. Di conseguenza, tra le due categorie quella che viene maggiormente apprezzata è la prima. Si può benissimo rispondere senza perdere molto tempo, ma far capire, per lo meno, che il messaggio sia stato letto tramite una risposta concisa e chiara. Il fatto di rispondere subito è fondamentale soprattutto se si lavora in un gruppo di persone, in modo da fare capire di essere parte integrante del team e di interessarsi a quel che si fa. In tal modo si potrebbe essere coinvolti in futuro in cose più importanti.

2) Badare a ogni parola

Ogni parola conta quando scrivete una mail. Meglio un discorso chiaro e breve, che un romanzo manzoniano. Qualora ci fosse un problema da esporre è sempre bene parlarne chiaramente. Soprattutto, consiglia Schmidt, non perdersi in giri di parole, per cui è consigliato scrivere una bozza del messaggio e rileggere tutto prima di inviarlo.

3) Fare pulizia

E’ importante tenere pulita e ordinata la vostra casella di posta, come fareste con la vostra scrivania. Così facendo, evitate di rileggere più volte la stessa mail o di pensare prima di capire quale mail aprire per prima. Archiviando le mail, si evitano perdite di tempo.

4) La legge del LIFO

LIFO è l’acronimo di “Last In, First Out”, vale a dire iniziare dalla mail in alto (la più recente) andando via via in basso per le leggere le mail meno recenti. Il LIFO si abbina all’OHIO, acronimo di Only Hold It Once, ovvero ogni messaggio va letto una sola volta. Aprendo più volte lo stesso messaggio si perde tempo.

5) Fungere da router

Proprio come un router, smistate tutti i dati e girate le informazioni che vengono contenute nella mail a chi è interessato. Secondo Schmidt, è sempre bene porsi questa domanda prima di staccare tutto: “Cosa tra le mie mail ho scordato di girare ad altri?”

6) Destinatario in copia nascosta

Se utilizzate l’opzione BCC (destinatario in copia nascosta) vuol dire che avete qualcosa da nascondere e prima di farlo bisogna riflettere cosa vi spinge ad operare in questo modo perché, come spiega Schmidt, nascondere qualcosa è controproducente quando si è in un mondo professionale che necessita di trasparenza, a meno che non si voglia escludere un destinatario che ormai a ben poco a che fare con la conversazione.

7) Stare calmi

In una mail non si urla. Per farlo è meglio di persona, perché per mail è troppo facile, nonché controproducente. L’utilizzo eccessivo delle maiuscole è da evitare in assoluto.

8) Seguire lo sviluppo della mail

Per una mail perfetta è sempre bene seguire lo sviluppo di un compito segnalato via mail. Per non dimenticare il compito, rimandate a voi stessi il messaggio, mentre se il compito è da attribuire a qualcuno è bene, ogni tanto, ricordarglielo.