Gestionale per la fattura elettronica: cos’è e come funziona

Le aziende prevedono l'emissione e la gestione di fatture in entrata e in uscita, il gestionale per la fatturazione elettronica ottimizza queste operazioni.

Pubblicato da redazione tecnocino Giovedì 20 maggio 2021

Gestionale per la fattura elettronica: cos’è e come funziona
Foto Pexels | Mikhail Nilov

Ottimizzare i processi aziendali permette di ridurre le tempistiche amministrative e scongiura la possibilità di effettuare errori durante la compilazione, dovuti a vari motivi. Per avere la massima precisione con un risparmio di tempo oltre che economico, la compilazione automatica, il monitoraggio del documento e l’archiviazione delle fatture per 10 anni, è stato ideato il gestionale per fattura elettronica.

Cosa sono i gestionali per l’e-fattura

Professionisti e aziende hanno l’obbligo di emettere le fatture elettroniche, che devono essere inviate al SdI, Sistema di Interscambio, dell’Agenzia delle Entrate e giungere fino al cliente che dovrà provvedere al saldo. I software specifici per questo compito sono in grado di gestire tutto quello che riguarda i documenti digitali che sostituiscono ormai quelli cartacei.

Il gestionale per la fattura elettronica compone il documento in file .xml come richiesto dalle attuali normative in tema fiscale. Si tratta di un formato che può essere visualizzato in modo corretto e utilizzato con ogni sistema operativo, quindi adatto a tutti. L’iter seguito dal documento viene avviato dal programma gestionale per fattura elettronica.

Una volta avviata, la fattura elettronica, segue un percorso specifico al termine del quale raggiunge il destinatario. Questo dopo essere passato dal SdI che deve verificare la correttezza del documento, gestendone, poi, l’invio.

Protezione dei dati tramite il gestionale per la fattura elettronica

Bisogna evidenziare come l’uso di tali software per la fatturazione elettronica garantiscono la conservazione dei documenti commerciali e la protezione dei dati immessi nel gestionale. Dettagli fondamentali anche perché si tratta di documenti che devono essere conservati per ben 10 anni e devono essere conformi alle direttive emesse dall’Agenzia delle Entrate.

Le fatture inserite nel gestionale sono tracciabili, in questo modo si può dimostrare di aver provveduto a tutti gli adempimenti necessari. Il gestionale fattura elettronica, solitamente, prevede uno spazio iCloud appositamente fornito per l’archiviazione dei documenti, che si conservano in uno spazio protetto per molti anni.

Funzioni del software gestionale e-fatture

L’uso del gestionale fattura elettronica consente ad un’azienda di compilare, evitando errori, una fattura digitale. Prima di fare questo si deve dedicare un po’ di tempo alla compilazione delle schede clienti con tutti i loro dati aziendali, le schede dei prodotti e quelle dei fornitori.

Si tratta di un’operazione semplice in quanto il gestionale supporta l’utente anche in questa fase semplificandogli il compito. Tutti i prodotti o servizi vengono salvati nel programma di fatturazione elettronica e viene assegnato loro un codice univoco che li identifica.

Nel momento in cui si crea una nuova fattura basta inserire il codice cliente per la compilazione automatica dei dati e il codice prodotto o servizio per avere la descrizione esatta e il prezzo. Si possono dunque compilare fatture elettroniche senza dover inserire ogni volta i dati necessari e inviare il documento al Sistema di Interscambio. Fatto questo non resta che controllare che il procedimento di invio avvenga regolarmente.